Как да оптимизираме разходите за печат в малкия и средния бизнес?

Разходите за печат често остават незабелязан компонент от оперативния бюджет на малките и средните предприятия. Въпреки това консумативите, поддръжката на техниката, разходите за електроенергия и неефективният документооборот могат да натоварят сериозно финансовите резултати.

Чрез правилен анализ на печатната среда, внедряване на системи за контрол и постепенна дигитализация бизнесът може да намали разходите си и едновременно с това да подобри производителността си.

Защо контролът върху печата е важен?

Много компании използват различни принтери и мултифункционални устройства без централизирано управление, което затруднява контрола върху разходите и често води до по-висока консумация на консумативи.

Сред най-често срещаните проблеми са прекомерният брой локални принтери, нерегламентираният цветен печат, използването на остаряла техника и липсата на проследимост на отпечатаните документи.

Затова първата стъпка към оптимизация е подробният одит на печатната среда, който помага да се открият източниците на излишни разходи и да се изгради по-ефективна стратегия за управление на печатните процеси. 

Какво представлява общата цена на притежание?

Покупната цена на устройството е само малка част от реалните разходи за печат. По-важен показател е т.нар. обща цена на притежание, която включва всички разходи по експлоатацията през целия жизнен цикъл на оборудването.

В нея попадат:

• разходите за хардуер;
• тонери, хартия и резервни части;
• сервизна поддръжка и ремонти;
• разходите за електроенергия;
• загубите от престой при технически проблеми.

Когато ръководството анализира тези показатели, често се оказва, че привидно евтините устройства генерират значително по-високи дългосрочни разходи.

Затова решенията за обновяване на техниката трябва да се базират на реалната стойност на експлоатацията, а не само на първоначалната инвестиция.

Управляеми услуги за печат или собствена техника?

Все повече организации преминават към модел на управлявани услуги за печат. При него компанията плаща фиксирана месечна такса, която обикновено включва оборудване, сервизна поддръжка и консумативи.

При избора между покупка и наем е добре да се оценят следните фактори:

• Размер на месечния печатен обем

Компаниите с постоянен и предвидим обем на печат могат по-лесно да изчислят реалните си разходи и да изберат най-подходящия модел.

• Нужда от първоначална инвестиция

Наемният модел позволява използване на съвременна техника без блокиране на значителен капитал.

• Сервизна поддръжка

При управляваните услуги ремонтите и поддръжката обикновено се поемат от доставчика, което намалява административната тежест.

• Гъвкавост при разширяване

При увеличаване на обемите техниката може да бъде заменена или надградена значително по-лесно.

Подобен подход позволява по-добро бюджетиране и намалява риска от непредвидени разходи. Такава услуга предлагат и в предлагат и от Tonerstream, като различни планове може да разгледате на сайта tonerstream.com.

След анализ на нуждите и натоварването всяка организация може да избере модел, който най-добре отговаря на нейните финансови и оперативни цели.

Оптимизирането на разходите за печат започва с анализ на текущите процеси и правилен избор на оборудване и услуги. Когато бизнесът разполага с добра видимост върху реалните си разходи, той може по-лесно да намали ненужните разходи и да подобри ефективността на работата.