Как да победим мързела и да свършим повече работа?

Списъкът със задачите понякога изглежда бездънен. Само един поглед към него е изтощителен. Много хора се чудят как да спрат мързела си и да свършат повече работа, пише Business Insider.

Проф. Кал Нюпорт има работа на пълен работен ден като преподавател в университета в Джорджтаун, където преподава и се среща със студентите. На година пише по 6 (или повече) рецензирани доклада за научни списания. Автор е на 4 книги и работи върху петата. Женен е с дете, но успява да се справи с всички отговорности, така че да бъде добър съпруг и баща. Пише редовно в блогове за производителността и ефективността.

Не, той няма супер сили или помощници. Какви са тайните на Кал да управлява по-добре времето си и да не е мързелив? Как успява да свърши повече работа - и то с работно време до 17:30?

1. Списъците със задачи са неефективни. Тайната се крие в графика.

Списъците със задачите сами по себе си са неефективни, смята Кал. Те са само първата стъпка и трябва да се добавят към графика. Защо?

Графикът ви кара да бъдете реалисти за това, което можеш да свършите. Позволява да приключите със задачите, когато сте ефективни. Докато обаче не си направите календар, разграфен с часове - това е само списък на самозалъгването.

"Трябва да насочите силите си според това колко време реално имате и колко неща трябва да свършите. Когато погледнете цялостната картина трябва да имате ясна информация какво трябва да свършите в точно определен час. Не само, че ще свършите повече работа, но и ще я направите по-добре." - смята Кал.

Експертите са единодушни, че ако не сте наясно колко време ще ви отнеме дадена задача, то сте обречен на неуспех.

Често ни се налага обаче да бъдем прекъснати или да изникват неща от последната минута. Чудесно - отбележете го в графика си. Той не трябва да е перфектен, защото нещата се променят, но трябва да имате план, защото в противен случай ще си изгубите времето.

Искате да спрете да отлагате свършването на дадена задача?

"Ако поставите тази дейност в графика си и й отделите време, то със сигурност ще я свършите. Решението вече е направено." - смята Кал.

Звучи ли това твърде механично, прекалено структурирано и не толкова забавно? Грешка. Това повишава качеството на живот.

Добре, списъкът със задачите е в кошчето и всичко е прехвърлено в графика. Как да приоритизирате, така че да не сте вечно на работа?

2. Да приемем, че се прибирате от работа в 17:30, тогава планирайте деня си назад.

Работата запълва това пространство. Върнете обаче 24/7 и познайте какво ще се случи? Трябват граници за баланс между работа/личен живот. Това също помага за добре свършената работа, защото графикът ви принуждава да бъдете ефективни.

Кал го нарича "фиксиран график на производителността".

"Фиксирайте вашата идеална схема, след което работете, за да свършите всичко добре." - съветва Кал.

3. Направете си план за цялата седмица.

Последното нещо, от което се нуждаете е да имате по-кратки срокове за мислене. Няма да постигнете успех, ако гледате само днес и мислите само за утре. Как се пишат книги, провеждат се срещи със студенти, правят се научни статии и още куп други неща последователно? Планирайте седмицата.

Нужно е да се отделя по един час всеки понеделник, за да се състави план за седмицата, отбелязва Кал.

Изследвания също показват, че хората използват времето си по-разумно, когато следват даден план.

Вече имате определен график и седмичен план - математиката обаче пак не излиза и имате прекалено много работа. Кал има отговор и за това.

4. Свършете по-малко работа, но важната.

Хората си мислят, че имат прекалено много неща за вършене и че няма да успеят да ги приключат за кратък период време. Кал признава, че може би са прави, но отговорът не е да се работи до 22:00 часа.

Вършете по-малко неща, защото не всичко е от съществено значение, съветва Кал. Кажете "да" на необходимото.

Задайте си въпроса "Какво създава реална стойност в живота ми?". След това елиминирайте ненужните действия.

"Правете по-малко неща, но ги правете добре", подчертава Кал.

Имаме чувството, че нямаме време, но това не е така, допълва водещият изследовател Джон Робинсън. Според него имаме повече свободно време от всякога.

5. Вършете по-малко повърхностна работа и повече задълбочена.

Работата не е създадена с еднаква тежест, коментира Кал. Според него съществува повърхностна и задълбочена работа. 

"Повърхностната работа са малките неща като проверката на електронната поща, срещите и подобни. Неща, за които не е нужно да се използва талант или определени умения. Задълбочената работа сблъсква способностите на хората с техните граници. Тя произвежда резултати с висока добавена стойност и подобрява уменията." - обяснява Кал.

Какъв е проблемът? Повечето хора се "удавят на повърхността".

Никой не е станал изпълнителен директор само, защото е отговорил на повече емейли или защото е отишъл на повече срещи.

Повърхностната работа не позволява да бъдете уволнени, но задълбочената е това, което ви насърчава, смята Кал.

Как обаче да навържем всичко заедно?
Кал обобщава:

1. Списъците със задачи са неефективни. Създайте си график.
2. Да приемем, че свършвате работа 17:30, планирайте деня си назад.
3. Направете си план за цялата седмица.
4. Вършете по-малко работа, но по-добре. Приоритизирайте.
5. Вършете повече по-задълбочена работа.

Графиците и плановете звучат твърде механично, но крайният резултат трябва да се види - ще бъдете по-малко стресирани и ще имате повече време за приятели и семейство.